L’état des lieux commercial fait partie des documents les plus importants liés à votre propriété louée. Il est extrêmement important pour pouvoir récupérer votre dépôt lorsque vous quittez la propriété. Lisez plus ci-dessous pour en savoir plus sur l’état des lieux commercial et vos responsabilités en tant que locataire

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

L’état des lieux commercial est un document, accompagné de supports numériques, qui documente le bien, son contenu et son état. Deux rapports d’inventaire identiques sont établis à chaque location : l’un avant que le locataire n’emménage et l’autre lorsque le locataire déménage avec tous ses biens. Ces rapports sont impératifs tant pour les propriétaires que pour les locataires, car ils comparent légalement la qualité de la propriété pour référence future. Les rapports d’inventaire constituent le troisième document le plus important en rapport avec votre location. La convention de location et les recettes de paiement du loyer sont évidemment les numéros un et deux.

Qui doit faire l’état des lieux ?

Les rapports d’inventaire sont importants pour le propriétaire et le locataire. Les deux ont intérêt à  faire documenter le contenu et l’état de la propriété pour référence future. Une fois correctement conduits, les deux rapports montreront clairement comment la propriété a changé pendant votre occupation. Si un litige apparait entre le propriétaire et le locataire, des problèmes d’hygiène ou d’autres questions, l’inventaire sera l’élément de preuve le plus important. Le juge qui examinera votre différend utilisera exclusivement l’inventaire pour former son jugement. Connaître l’état de la propriété au début de votre location permet de définir clairement les attentes en matière de maintenance.

etat des lieux en entreprise - L’état des lieux commercial

Comment dresser un état des lieux ?

Les obligations d’inventaire incombent généralement au propriétaire, car ce sont ses biens qui doivent être inventoriés. La tâche peut être effectuée par le propriétaire, l’agent de location, une société d’inventaire professionnelle ou même le locataire. Cela peut se produire sans la présence du locataire, mais il est recommandé de le faire signer par les deux parties, sans quoi sa légitimité pourrait être remise en question dans un litige formel. Les inventaires doivent avoir une structure claire et facile à suivre. Ils doivent représenter des informations précises sur l’état de la propriété et doivent être acceptés par le locataire pour être officiellement reconnus comme preuves. Le premier des deux inventaires doit être effectué juste avant que le locataire entre en activité. Le deuxième inventaire (déménagement) doit être effectué juste après que le locataire ait sorti ses bagages et avant de remettre les clés au propriétaire. Cela s’appelle également une «inspection finale» pour des raisons évidentes. Il est important que vous soyez averti avant l’inspection finale afin que vous puissiez avoir une chance de nettoyer et de faire des réparations.

Obligation du locataire

En tant que locataire, vous avez tout intérêt à assister aux deux inventaires et à y participer activement. Si des dommages sont omis dans le rapport d’enregistrement, vous pourriez payer pour les dommages que vous n’avez pas causés. C’est pourquoi vous devez faire attention et rechercher des éléments controversés aux côtés de votre propriétaire. Assurez-vous que tout est inclus et ne signez rien avant que tous les problèmes ne soient répertoriés et même photographiés.

Agents de location et sociétés d’inventaire professionnelles

Les propriétaires et les locataires inspectent bien les propriétés, mais ne sont pas des professionnels de la propriété. Ils ne reçoivent pas de formation sur l’inspection des propriétés et sont enclins à commettre des erreurs. Il est alors conseillé de faire appel à un professionnel pour cette tâche. Vous pouvez par exemple faire l’etat des lieux d’un local commercial avec Protexo pour être sûr que tout se passe bien. Par ailleurs, il est recommandé à toutes les parties de participer à la rédaction et à la modification de l’un ou l’autre rapport afin d’éviter les erreurs et les oublis.

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